Pour vous aider à gérer votre temps, HostPapa a créé le Planificateur de rendez-vous. Cette application permet aux visiteurs de votre site web de prendre facilement rendez-vous avec vous. Pratique et utilisable 24h/24 et 7j/7, votre entreprise reste ouverte en permanence.
Pour savoir comment accéder à votre créateur de site web pour commencer, veuillez consulter cet article.
Grâce au planificateur de rendez-vous, les visiteurs peuvent sélectionner le service dont ils ont besoin. Ils peuvent ensuite réserver un jour et une heure disponibles. Après avoir fourni leurs coordonnées, leur créneau de rendez-vous est réservé.
Commencer
Pour activer le Planificateur de rendez-vous pour votre site web :
- Déplacez votre curseur vers la gauche de votre écran pour faire apparaître le menu de gauche.
- Faites glisser et déposez l’application à un endroit sur une page web qui vous convient.
Une fois le Planificateur de rendez-vous placé sur une page, un menu apparaît à droite de l’écran. Ce menu vous permet de configurer l’application.
Veuillez cliquer sur l’icône Configuration.
L’onglet Configuration
Vous pouvez configurer le bouton Réserver en ligne maintenant, qui est visible et disponible pour les visiteurs de votre site web, à l’aide de l’onglet Configuration.
Les options pour configurer votre bouton Réserver en ligne maintenant incluent :
- Alignement des boutons : modifiez l’alignement de votre bouton.
- Type de bouton : vous pouvez choisir parmi plusieurs types de boutons prêts à l’emploi ou préférer télécharger une image personnalisée.
- Légende : Cette option vous permet de définir la légende de votre bouton. Veuillez noter que cette option n’est pas disponible pour les images personnalisées téléchargées.
- Icône : Sélectionnez une icône de votre choix à appliquer à votre bouton.
Vos heures d’ouverture
L’onglet « Heures d’ouverture » définit les heures et les jours où vous serez disponible pour rencontrer vos clients et prospects. Vous pouvez définir vos horaires de travail et informer vos contacts de vos disponibilités.
Dans l’onglet Heures d’ouverture, vous pouvez :
- Déplacez le curseur sur chaque jour de la semaine pour afficher les jours où vous êtes disponible.
- Saisissez les heures de début et de fin de chaque journée de travail.
Prendre des vacances
Pour informer vos clients de vos absences ou de vos fermetures pour les fêtes, un onglet « Jours fériés » est disponible. Cette action empêchera les clients de prendre rendez-vous pendant votre absence, mais n’affectera pas les horaires d’ouverture que vous avez configurés. Cet onglet vous permet de :
- Ajoutez un jour férié ou créez une liste de jours fériés pendant lesquels vous ne serez pas disponible.
Notifications
Vous pouvez modifier vos paramètres de notification dans l’onglet « Notifications ». À l’ouverture de cet onglet, les options suivantes s’affichent :
- Demander une confirmation : Une fois le rendez-vous pris, un visiteur peut sélectionner l’option « Demander une confirmation ». Une fois le rendez-vous pris, vous recevrez un courriel de demande d’approbation.
Cette opération nécessitera une confirmation via l’outil « Gestion des rendez-vous ». Le visiteur ayant demandé la confirmation recevra un courriel lui demandant d’attendre la confirmation. Une fois la confirmation effectuée, une notification supplémentaire lui sera envoyée.
- Conformité HIPAA : Si cette option est sélectionnée, toutes les notifications par e-mail seront désactivées, conformément à la loi sur la portabilité et la responsabilité en matière d’assurance maladie (Health Insurance Portability and Accountability Act). Cette action s’appliquera également aux e-mails de confirmation de prise de rendez-vous. Remarque : si l’option Conformité HIPAA est sélectionnée, l’option « Notification par courriel » ne peut pas être activée.
- Notification par e-mail : Si vous désactivez cette option, aucun e-mail ne vous sera envoyé, ni à vous ni aux visiteurs de votre site web. Malgré cela, si l’option « Demander une confirmation » est sélectionnée, une réservation peut toujours être confirmée ou refusée.
De plus, si l’option « Notifier par courriel » est sélectionnée, les notifications par courriel seront toujours envoyées aux deux parties, même si l’option « Demander une confirmation » n’est pas activée.
- Envoyer une notification à ces adresses e-mail : Vous pouvez saisir une adresse électronique à laquelle vous souhaitez recevoir des notifications. Si vous souhaitez ajouter d’autres fournisseurs de services, veuillez noter que vous pouvez ajouter des adresses électroniques supplémentaires, mais elles devront être séparées par une virgule.
- Champ d’informations supplémentaires : cette option permet aux visiteurs du site web de formuler des demandes spéciales et d’autres informations lors de leur réservation. Une zone de commentaires sera disponible lors de la prise de rendez-vous, afin que les visiteurs puissent laisser des informations spécifiques.
- Afficher les créneaux disponibles après : ce paramètre permet de gérer les options de réservation pour les visiteurs du site web. Si ce paramètre est vide, il n’affectera pas les créneaux disponibles. Cette option vous permet de spécifier le temps nécessaire au traitement des réservations reçues. Par exemple, si vous souhaitez suspendre une réservation pendant 24 heures le temps de rattraper votre retard, vous pouvez définir cette option sur 24.
- Limiter les créneaux disponibles à : Définir un nombre de jours dans ce champ marquerait les jours au-delà du nombre de jours défini comme non disponibles pour la prise de rendez-vous.
- Annulation : Vous pouvez définir un délai pour l’annulation d’un rendez-vous. Indiquez le nombre d’heures avant la date limite d’annulation.
Services
Vous pouvez ajouter, gérer et modifier autant de services que vous le souhaitez dans l’onglet Services.
Vous pouvez voir qu’à droite de chaque service se trouve une icône en forme de roue dentée. Veuillez :
- Cliquez sur une icône en forme de roue dentée pour afficher le menu de modification du service.
Vous avez désormais la possibilité d’utiliser les options suivantes :
- Actif : vous pouvez rapidement activer ou désactiver les services existants avec ce curseur.
- Nom du service : Ce champ peut donner le nom du service qui sera disponible à la réservation sur votre site web.
- Description : Vous pouvez saisir une description de votre service dans ce champ. Le texte saisi s’affichera sous le Nom du service lors de la prise de rendez-vous.
- Durée : Veuillez définir la durée du rendez-vous. Cette option affectera les créneaux horaires de votre calendrier de réservation.
- Prix : Si vous souhaitez facturer un rendez-vous, vous pouvez saisir le prix fixe dans ce champ. Le montant sera affiché lors de la réservation.
Personnel
Vous pouvez sélectionner les membres de votre personnel que vous souhaitez voir disponibles pour des rendez-vous. Vous pouvez simplement :
- Cliquez sur Ajouter un nouveau membre pour inclure les membres du personnel avec lesquels le public peut prendre rendez-vous.
À droite de chaque Membre du personnel, vous verrez une icône en forme de roue dentée. Pour modifier les paramètres du personnel, cliquez sur l’icône correspondant au membre concerné. Un menu apparaîtra avec les options suivantes :
- Nom : saisissez le nom du membre du personnel dans ce champ. Une fois le service sélectionné, le nom du membre du personnel apparaîtra.
- Description : Le champ de description vous permet de fournir au public plus d’informations sur un membre du personnel. Pensez à indiquer son ancienneté ou ses compétences.
- Disponible : cette option vous permet de rendre un membre du personnel disponible pendant vos heures d’ouverture. Vous pouvez également personnaliser les heures d’ouverture d’un membre du personnel.
- Notifier par courriel : ce curseur vous permet d’envoyer des notifications de rendez-vous à des membres du personnel individuels.
- Services : Ces cases à cocher vous permettent de décider si un membre du personnel effectue tous les services ou un ensemble fixe de services.
- Vacances : Cette option permet à votre personnel de profiter de ses vacances sans être dérangé en les retirant temporairement de leurs rendez-vous.
Si vous avez besoin d’aide avec votre compte HostPapa, veuillez ouvrir un billet de soutien depuis votre tableau de bord.
