Um dir das Zeitmanagement zu erleichtern, hat HostPapa den Appointment Scheduler entwickelt. Die Anwendung ermöglicht es den Besuchern deiner Webseite, ganz einfach Termine mit dir zu vereinbaren. Der Prozess ist komfortabel und rund um die Uhr nutzbar – dein Unternehmen ist also immer erreichbar.
Um zu erfahren, wie du auf deinen Website Builder zugreifst und loslegen kannst, lies bitte diesen Artikel.
Mit dem Appointment Scheduler können Besucher den gewünschten Service auswählen. Anschließend können sie einen verfügbaren Tag und eine Uhrzeit buchen. Nachdem sie ihre Kontaktdaten eingegeben haben, ist der Termin gebucht.
Erste Schritte
Um den Appointment Scheduler für deine Webseite zu aktivieren:
- Bewege den Mauszeiger an den linken Bildschirmrand, um das linke Menü einzublenden.
- Ziehe die Anwendung per Drag-and-drop an die gewünschte Stelle auf einer Webseite.
Wenn du den Appointment Scheduler auf einer Seite platziert hast, erscheint rechts am Bildschirm ein Menü. In diesem Menü kannst du die Anwendung konfigurieren.
Klicke bitte auf das Setup-Symbol.
Der Tab Setup
Im Setup-Tab kannst du den Book Online Now-Button anpassen – dieser ist für deine Webseitenbesucher sichtbar und verfügbar.
Zu den Optionen für deinen Book Online Now-Button gehören:
- Button-Ausrichtung: Passe die Ausrichtung deines Buttons an.
- Button-Typ: Du kannst aus verschiedenen vorgefertigten Button-Typen wählen oder ein eigenes Bild hochladen.
- Beschriftung: Hier kannst du den Text für deinen Button festlegen. Bitte beachte, dass diese Option nicht verfügbar ist, wenn du ein eigenes Bild hochlädst.
- Symbol: Wähle ein Symbol aus, das auf deinem Button angezeigt werden soll.
Deine Geschäftszeiten
Im Tab Business hours legst du fest, an welchen Tagen und zu welchen Zeiten du für Kunden und Interessenten erreichbar bist. Du kannst deine Arbeitszeiten angeben, damit jeder weiß, wann du verfügbar bist.
Im Tab Business hours kannst Du:
- Den Schieberegler für jeden Wochentag verschieben, um deine verfügbaren Tage anzuzeigen.
- Start- und Endzeiten für jeden Arbeitstag eingeben.
Urlaub machen
Um Kunden mitzuteilen, wann du im Urlaub bist oder Feiertage hast, gibt es den Tab Holidays. So können keine Termine gebucht werden, wenn du nicht erreichbar bist – deine Geschäftszeiten bleiben davon unberührt. Im Tab Holidays kannst du:
- Einen Feiertag hinzufügen oder eine Liste mit Tagen erstellen, an denen du nicht verfügbar bist.
Benachrichtigungen
Im Tab Notifications kannst du deine Benachrichtigungseinstellungen anpassen. Nach dem Öffnen des Tabs findest du folgende Optionen:
- Require Confirmation: Wenn ein Besucher einen Termin bucht, kann er auswählen, dass eine Bestätigung erforderlich ist. In diesem Fall erhältst du eine E-Mail-Anfrage, um den Termin zu bestätigen.
Die Bestätigung erfolgt über das Tool Manage Appointments. Der Besucher erhält eine E-Mail mit der Bitte, auf eine Bestätigung zu warten. Sobald die Bestätigung erfolgt ist, wird eine weitere E-Mail-Benachrichtigung verschickt.
- HIPAA compliance: Wenn du diese Option auswählst, werden alle E-Mail-Benachrichtigungen gemäß dem Health Insurance Portability and Accountability Act deaktiviert. Das gilt auch für E-Mails zur Bestätigung der Terminbuchung. Hinweis: Wenn die HIPAA-Konformität aktiviert ist, kann die Option Notify by Email nicht aktiviert werden.
- Notify by Email: Wenn du diese Option deaktivierst, werden keine E-Mails an dich oder deine Webseitenbesucher verschickt. Trotzdem kann eine Buchung bestätigt oder abgelehnt werden, wenn die Option Require Confirmation aktiviert ist.
Wenn Notify by Email aktiviert ist, werden Benachrichtigungen an beide Seiten verschickt – auch wenn Require Confirmation deaktiviert ist.
- Send notification to these email addresses: Hier kannst du eine E-Mail-Adresse eingeben, unter der du Benachrichtigungen erhalten möchtest. Wenn du weitere Anbieter hinzufügen möchtest, kannst du zusätzliche E-Mail-Adressen eingeben – diese müssen durch ein Komma getrennt werden.
- Additional Info Field: Mit dieser Option können Webseitenbesucher bei der Buchung spezielle Wünsche oder Details angeben. Ein Kommentarfeld wird während des Buchungsprozesses angezeigt, in dem Besucher spezielle Details hinterlassen können.
- Show available slots after: Wenn das Feld leer bleibt, hat es keine Auswirkungen auf die verfügbaren Slots. Mit dieser Option kannst du die Zeit festlegen, die du benötigst, um Buchungen zu bearbeiten. Beispiel: Wenn du die Buchung für 24 Stunden pausieren möchtest, um aufzuholen, kannst du hier 24 eintragen.
- Limit available slots to: Wenn du hier eine Anzahl von Tagen angibst, werden alle Tage nach diesem Zeitraum als nicht verfügbar markiert.
- Cancellation: Du kannst ein Zeitlimit für die Stornierung von Terminen festlegen. Gib die Anzahl der Stunden an, bevor ein Termin storniert werden kann.
Services
Im Tab Services kannst du beliebig viele Services hinzufügen, verwalten und bearbeiten.
Rechts neben jedem Service findest du ein Zahnrad-Symbol.
- Klicke darauf, um das Bearbeitungsmenü für den Service zu öffnen.
Dort stehen dir folgende Optionen zur Verfügung:
- Active: Mit diesem Schieberegler kannst du einen Service schnell aktivieren oder deaktivieren.
- Service Name: Hier kannst du den Namen des Services eingeben, der für die Buchung auf deiner Webseite verfügbar ist.
- Description: Hier kannst du eine Beschreibung deines Services eingeben. Der Text wird unter Service Name angezeigt, wenn ein Termin gebucht wird.
- Duration: Lege die Dauer eines Termins fest. Diese Option beeinflusst die verfügbaren Zeitfenster im Buchungskalender.
- Price: Wenn du für einen Termin eine Gebühr erheben möchtest, kannst du hier den Preis eingeben. Der Betrag wird während des Buchungsprozesses angezeigt.
Mitarbeiter
Du hast die Möglichkeit, Mitarbeiter auszuwählen, die für Termine zur Verfügung stehen sollen. Dazu kannst du einfach:
- Auf Add New Member klicken, um Mitarbeiter hinzuzufügen, mit denen die Öffentlichkeit Termine vereinbaren kann.
Rechts neben jedem Mitarbeiter findest du ein Zahnrad-Symbol. Klicke auf das Zahnrad, um die Einstellungen für den jeweiligen Mitarbeiter zu bearbeiten. Es öffnet sich ein Menü mit folgenden Optionen:
- Name: Gib den Namen des Mitarbeiters ein. Der Name wird angezeigt, wenn ein Besucher einen Service auswählt.
- Description: Im Beschreibungsfeld kannst du weitere Informationen über den Mitarbeiter veröffentlichen, zum Beispiel die Anzahl der Jahre im Unternehmen oder besondere Fähigkeiten.
- Available: Mit dieser Option kannst du festlegen, ob der Mitarbeiter während deiner Geschäftszeiten verfügbar ist. Alternativ kannst du individuelle Geschäftszeiten für den Mitarbeiter festlegen.
- Notify by Email: Mit diesem Schieberegler kannst du Terminbenachrichtigungen an einzelne Mitarbeiter senden.
- Services: Mit diesen Checkboxen kannst du festlegen, ob ein Mitarbeiter alle Services oder nur bestimmte Services anbietet.
- Vacation: Mit dieser Option kannst du Mitarbeiter während ihres Urlaubs vorübergehend aus dem Terminplan entfernen, sodass sie ungestört bleiben.
Wenn du Hilfe zu deinem HostPapa-Account brauchst, öffne bitte ein Support-Ticket über dein Dashboard.
