En HostPapa hemos creado un Programador de citas para apoyarte a gestionar tu tiempo. Con esta herramienta, los visitantes de tu sitio web podrán agendar citas contigo sin complicaciones. El proceso es fácil y práctico, y se encuentra disponible 24/7, permitiendo que tu negocio siempre esté activo.
Para obtener más información sobre cómo acceder y comenzar a utilizar el Creador de Sitios Web, revisa este artículo.
Por medio del Programador de citas, los visitantes de tu sitio podrán solicitar el servicio que necesitan. Después, podrán escoger uno de los horarios (día y hora) disponibles. Una vez que el visitante envíe sus datos de contacto, la cita quedará programada.
Primeros pasos
Para habilitar el Programador de citas para tu sitio web realiza lo siguiente:
- Mueve el cursor a la izquierda de la pantalla para abrir el menú de la izquierda.
- Arrastra y suelta la herramienta «Programador de citas» en la página de tu sitio web que sea más conveniente y/o funcional para ti.
Una vez que hayas colocado el Programador de citas en una página, te aparecerá un menú en la parte derecha de la pantalla. Este menú te permitirá configurar dicha herramienta.
Para ello, por favor haz clic en el icono de Configuración.
La pestaña de Configuración
En la pestaña de Configuración puedes configurar el botón de Reserva en línea ahora, el cual estará visible y disponible para los visitantes de tu sitio web.
Las opciones para configurar el botón de Reserva en línea ahora incluyen lo siguiente:
- Alineamiento del botón: podrás cambiar la alineación del botón.
- Estilo del botón: te permite escoger entre uno de los varios tipos de botones predeterminados, o bien subir una imagen personalizada.
- Texto: esta opción te permite añadir texto a tu botón. Por favor, considera que esta opción no se encuentra disponible para imágenes personalizadas.
- Icono: podrás elegir el icono que quieras asignar a tu botón.
Tu Horario de atención
La pestaña de Horario de atención indica las horas y los días en los que estarás disponible para reunirte con tus clientes y prospectos. Aquí podrás especificar tu horario de trabajo y avisar a tus clientes de cuándo estarás disponible
En la pestaña de Horario de atención, es posible:
- Mover el control deslizante de cada día de la semana para que aparezcan los días en los que estarás disponible.
- Ingresar las horas de inicio y fin de cada día laboral.
Días festivos
En la pestaña de Días festivos, podrás indicar a tus clientes las fechas en las cuales estarás ausente o no ofrecerás atención al público por motivos festivos. Esto evitará que los visitantes del sitio reserven citas cuando no estés disponible, sin afectar el horario de atención al público que hayas establecido. La pestaña de Días festivos te permite:
- Añadir un día festivo o crear una lista de días festivos en que no estarás disponible.
Notificaciones
En la pestaña de Notificaciones podrás modificar la configuración de las mismas. Una vez abierta esta pestaña, verás las siguientes opciones:
- Solicitar confirmación: cuando un visitante reserve una cita, podrá elegir la opción de Solicitar confirmación. Esto significa que una vez reservada la cita, recibirás un correo electrónico en el que te pediremos que apruebes la solicitud de cita.
Para ello, es necesario que realices la confirmación de la cita a través de la herramienta de Gestión de citas. La persona que haya solicitado esta confirmación recibirá un correo electrónico solicitándole que espere la confirmación de aprobación de su cita. Una vez que el sistema registre que has aprobado la cita, se enviará una notificación adicional por correo electrónico.
- Conformidad con la HIPAA: si se elige esta opción, se deshabilitarán todas las notificaciones por correo electrónico de acuerdo con la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico. Esta medida también se adoptará para los correos electrónicos relacionados con la confirmación de la reserva de la cita. Nota importante: si se selecciona la opción de Conformidad con la HIPAA, no se podrá habilitar la opción de Notificar por correo electrónico.
- Notificación por correo electrónico: si decides deshabilitar esta función, por favor toma en cuenta que no recibirás ningún correo electrónico ni tú ni los visitantes del sitio web. Independientemente de esto, si la opción de Solicitar confirmación está seleccionada, todavía podrás aceptar o rechazar solicitudes de reserva.
Además, si seleccionas la opción de Notificar por correo electrónico, estas notificaciones se seguirán enviando a ambas partes, incluso si no habías seleccionado la opción de Solicitar confirmación.
- Envío de notificaciones a direcciones de correo electrónico: puedes agregar una dirección de correo electrónico en la que quieras recibir las notificaciones. Si quieres añadir otros proveedores de tu servicio, te recordamos que puedes agregar correos electrónicos adicionales, los cuales deberán ir siempre separados por una coma.
- Apartado de información adicional: esta opción le permite a los visitantes del sitio web realizar peticiones específicas y proporcionar información adicional al realizar la reserva. En el proceso de reserva se incluye un apartado de comentarios para que los usuarios puedan añadir sus peticiones o comentarios.
- Mostrar horarios disponibles después de: esta opción te permite gestionar las opciones de reserva para los visitantes de tu sitio web. Si la dejas vacía, esto no afectará a la disponibilidad de las reservas. La finalidad de esta función es permitir que establezcas el tiempo que necesitas para gestionar las reservas recibidas. Por ejemplo, si necesitas pausar las reservas durante 24 horas mientras te pones al día, puedes establecer este parámetro en 24 horas.
- Restringir los horarios disponibles: establecer la cantidad de días en este campo significa que los días posteriores a la cantidad de días establecida no estarán disponibles para reservar una cita.
- Cancelaciones: podrás establecer un límite de tiempo para realizar las cancelaciones de citas. Sólo necesitarás agregar el número de horas previas a la cita en las que ésta puede ser cancelada.
Servicios
En la pestaña de Servicios puedes añadir, gestionar y editar tantos servicios como lo requieras.
A la derecha de cada servicio podrás observar el icono de engranaje. A continuación:
- Haz clic en el icono de engranaje para abrir el menú de edición del servicio.
Ahora podrás hacer uso de las siguientes opciones:
- Habilitar: con este control deslizante puedes habilitar o deshabilitar los servicios existentes de forma rápida.
- Nombre del servicio: aquí puedes introducir el nombre del servicio que estará disponible para reservar en tu página web.
- Descripción: aquí puedes agregar una descripción de tu servicio. El texto que introduzcas aquí se mostrará debajo del Nombre del servicio cuando se agende una cita.
- Duración: podrás indicar la duración de las citas. Este parámetro influirá en las horas disponibles que se muestran en tu calendario de citas.
- Precio: si quieres cobrar por una cita, puedes agregar el precio establecido en este apartado. El importe se mostrará durante el proceso de reserva.
Miembros del personal
Tienes la opción de seleccionar a los miembros de tu personal que quieras se muestren como disponibles para la reservación de citas. Lo puedes hacer de la siguiente manera:
- Haz clic en Añadir nuevo miembro para incluir a los empleados que estarán disponibles para que los usuarios agenden citas con ellos.
A la derecha de cada Miembro del personal verás un icono de engranaje. Si quieres editar la configuración del personal, haz clic en el icono de engranaje del miembro del personal en cuestión. A continuación, se desplegará un menú con las siguientes opciones:
- Nombre: agrega el nombre del miembro del personal en este campo. Cuando un visitante seleccione un servicio, se le mostrará el nombre del empleado.
- Descripción: el apartado de descripción te permite compartir más información respecto al miembro del personal escogido por el usuario. Por ejemplo, puedes indicar el número de años que lleva en su puesto o sus competencias profesionales.
- Disponibilidad: esta opción sirve para habilitar la disponibilidad del miembro del personal dentro del horario laboral establecido. Como alternativa, también puedes definir un horario de atención personalizado para cada miembro del personal.
- Notificaciones por correo electrónico: este control deslizante te permite enviar notificaciones de citas a determinados miembros del personal.
- Servicios: con estas estas casillas podrás determinar si un miembro del personal desempeña todos los servicios o una conjunto de servicios predefinidos.
- Vacaciones: esta opción facilita que tu personal goce de su periodo vacacional sin interrupciones, ya que lo remueve temporalmente de las citas.
Si necesitas asistencia con tu cuenta de HostPapa, por favor abre un ticket de soporte desde tu panel de control.
